SCORE

Desde las entidades unipersonales hasta las empresas de la lista Fortune 500, ningún negocio puede escapar a la temida tarea de la contabilidad. Aunque definitivamente no es una de las partes más glamorosas del trabajo, la contabilidad es el corazón del éxito de las pequeñas empresas, lo que significa que los errores pueden ser invalidantes.

Para evitar los dolores de cabeza financieros que vienen con la mala gestión de la contabilidad, es importante primero ser consciente de las trampas que pueden atraparlo.

Estos son los 10 errores más comunes de contabilidad que cometen los dueños de pequeñas empresas cuando se ocupan de las finanzas de su compañía:

1. No guardar los recibos de menos de 75 dólares. 

Si bien es posible que el IRS no los exija, los recibos inferiores a 75 dólares proporcionan documentación de respaldo para muchas de las deducciones que puede reclamar. Aunque guardarlos en una carpeta o caja sigue siendo necesario en el caso de una auditoría, la mayoría de los programas de contabilidad digital y en línea tienen aplicaciones complementarias que le permiten tomar una foto de su recibo y asociarlos con el asiento de registro correspondiente. Si prefiere guardar sus recibos por separado, también hay muchas aplicaciones de terceros entre las que puede elegir.

2. No se puede hacer un seguimiento de los gastos reembolsables. 

Descuidar el seguimiento de los gastos reembolsables es como tirar el dinero por el inodoro. No sólo se puede perder dinero, sino que también se pueden perder las deducciones fiscales, que es esencialmente lo mismo. Una vez más, hay muchas aplicaciones y programas de seguimiento de gastos disponibles para que este proceso sea fácil y coherente. Trate de adquirir el hábito de seguir sus gastos a medida que los va acumulando: cuanto más tiempo pase sin hacer un seguimiento, más probabilidades hay de que se pasen por alto sus gastos. El seguimiento de los gastos reembolsables es tan importante como guardar sus recibos más pequeños: uno le permite mantener un seguimiento en papel en caso de una auditoría; el otro le permite hacer un seguimiento de la salud financiera de su empresa.

3. No clasificar adecuadamente a los empleados. 

Con tantos contratistas independientes, consultores y autónomos en estos días, a veces puede ser difícil determinar quiénes forman parte del personal y quiénes no. Sin embargo, no hay que descuidar esto. La clasificación errónea de los empleados y contratistas puede tener consecuencias importantes, como sanciones fiscales y demandas judiciales.

4. No se comunica. 

Tanto si se decide contratar a un contable a tiempo parcial como si se subcontrata el trabajo a un profesional, la comunicación es la clave de una contabilidad eficaz, porque mantiene a todos en la misma página y minimiza los errores. Uno de los errores más comunes, por ejemplo, es pagar a alguien una bonificación y no informar al contable. Otro es comprar suministros y no informar al contable o no proporcionar los recibos. 

5. Negarse a conciliar. 

Conciliar los libros con los extractos bancarios es un aspecto fundamental para determinar su salud financiera. Es importante asegurarse de que se hace de forma adecuada y sistemática. La conciliación de los libros le ayuda a identificar cuánto dinero tiene a mano en un momento dado y también le permite descubrir los errores bancarios antes de que se conviertan en problemas importantes. Sin embargo, la conciliación puede ser complicada, por lo que es muy recomendable contratar a un contable con experiencia.

6. No tener una copia de seguridad en papel. 

Cuando se trata de auditorías, una oficina sin papeles puede ser una gran responsabilidad, especialmente en caso de problemas técnicos. Las autoridades fiscales como el IRS quieren ver un rastro de papel que incluya documentación claramente visible y un sistema bien organizado de copias de seguridad en papel. Las aplicaciones que guardan sus recibos pueden facilitar las operaciones diarias, pero sigue siendo importante mantener una copia de seguridad de sus finanzas durante al menos siete años.

7. No recaudar o deducir el impuesto sobre las ventas correspondiente. 

Debido a la explosión del comercio electrónico en los últimos 10 años, el impuesto sobre las ventas se ha convertido en un tema complejo para muchas pequeñas empresas. Históricamente, el error que más a menudo cometían era simplemente no deducir el impuesto sobre las ventas del total de las ventas, lo que se traduciría en sorpresas de suma global en el momento del pago de los impuestos. Si bien esto sigue siendo así, los recientes cambios en la ley federal han hecho que la recaudación del impuesto sobre las ventas sea más complicada cuando se trata del cumplimiento en línea, de estado a estado. Asegúrese de que usted y su contador estén familiarizados con los últimos cambios en las reglas, para que puedan seguir cumpliendo y limitar su responsabilidad fiscal general.

8. La caja chica no se desajusta. 

Toda pequeña empresa que utilice la caja chica debe tener un custodio dedicado, que pueda administrarla y aprobar las compras, lo que garantiza la responsabilidad y limita las posibilidades de fraude, robo y abuso. Con ese fin, las empresas deben tener políticas claras con respecto a las compras de caja chica y cada compra realizada con ella debe ir acompañada de un recibo del gasto para mantener una documentación clara de las deducciones en el momento de la declaración de impuestos. Los recibos y el resto del efectivo deben ser iguales a la cantidad original en dólares designada para el fondo. Cuando el fondo se agote, se puede extender un cheque al efectivo para establecer de nuevo la cantidad total. No tener una política de caja chica, un custodio o recibos puede crear dolores de cabeza a su contable y puede generar graves problemas cuando se declaren los impuestos.

9. Clasificación errónea o sobrecategorización. 

Mantener un plan de cuentas claro y organizado es fundamental para su contabilidad. Si bien la mayoría de las categorías de gastos son bastante estándar y sencillas, el error que cometen muchos propietarios de empresas cuando llevan su propia contabilidad es crear categorías duplicadas o no ingresar los gastos en la categoría apropiada. Utilice las pautas generales de contabilidad para las categorías estándar y cree el menor número posible de categorías nuevas. Un contador profesional puede ayudarle a limpiar sus libros y asegurarse de que su plan de cuentas sea ágil y limpio. 

10. Tratar de hacerlo usted mismo. 

La mayoría de los propietarios de pequeñas empresas odian hacer sus propios libros, pero insisten en hacerlo ellos mismos. Los contadores profesionales y competentes tienen las habilidades necesarias para hacer el trabajo de manera rápida y eficiente, y tienen la experiencia necesaria para localizar errores sutiles que de otra manera podrían pasarse por alto. Como profesionales, también serán conscientes de los cambios fiscales que podrían afectar a sus prácticas financieras diarias. A largo plazo, tener un segundo par de ojos en sus registros financieros es extremadamente beneficioso y le ahorrará tiempo y dinero.

Si tiene una pregunta sobre sus prácticas contables o busca mejorar su registro financiero, ¡conéctese con un asesor de SCORE hoy!

Key Topics

Los 10 principales errores de contabilidad de las pequeñas empresas